4. Juli 2020

Erweiterung von Microsoft Teams für effektives Lernen

Artikel

Mit über 75 Millionen aktiven Benutzern hat sich Microsoft Teams zu einer der am häufigsten genutzten Kollaborationsplattformen im Online-Bereich entwickelt

Noch bevor die Quarantänebedingungen einen Schub in Richtung Online-Lernen und digitale Arbeitsräume auslösten, haben Organisationen auf der ganzen Welt die Microsoft Teams-Plattform übernommen, um den Kontakt mit räumlich getrennten Kollegen aufrechtzuerhalten.

Microsoft Teams: Wo soll man anfangen?

Nachdem die Installation der Plattform abgeschlossen ist, gibt es jedoch noch viel über Microsoft Teams und alles, was es über die grundlegenden Video- und Chatoptionen hinaus bietet, zu lernen. Der folgende Artikel dient als Leitfaden für die Aktivierung von Microsoft Teams und hebt einige der wichtigsten Funktionen hervor, die Sie beachten sollten, wenn Sie einen dynamischen digitalen Arbeitsbereich für kollaboratives Lernen, Arbeiten und Online-Verbindungen aufbauen möchten.

Der erste Schritt beim Einstieg in eine neue Technologie ist die Übernahme. Aber wie bringen Sie danach die Dynamik in Ihrer Belegschaft in Gang? Wie können Sie bei so vielen erstaunlichen Funktionen die Übernahme der Benutzer ankurbeln und damit beginnen, einen florierenden digitalen Arbeitsplatz zu schaffen, der Gemeinschaft, Zusammenarbeit und hochwertige Schulungen für die kommenden Jahre schafft?

Microsoft ist stolz darauf, einfach zu bedienende und dennoch zunehmend agile Tools zu haben. Microsoft Teams ist nur ein Beispiel für diese Art vielseitiger Tools, die einschüchternd wirken können, bis Sie loslegen und sie in Betrieb nehmen. Dies kann sich auch auf die Übernahme der Benutzer auswirken, wenn es für die Mitarbeiter nicht klar ist, wie oder warum eine neue Plattform für ihre tägliche Arbeit von Nutzen sein wird. Der einfachste Weg, dem zu begegnen, ist, direkt einzusteigen und sich mit den zahlreichen Vorteilen vertraut zu machen, die Microsoft Teams bietet. Im Folgenden werden wir einige der grundlegenden Startup-Elemente hervorheben und zeigen, wie Sie diese nutzen können, um die gewünschte Lern- und Arbeitsumgebung zu schaffen.

Maximieren Ihres Microsoft Teams

Neben der Bereitstellung von Online-Bereichen für die Zusammenarbeit von Mitarbeitern bietet Microsoft Teams Managern und L&D-Abteilungen die Möglichkeit, ein Gefühl der Gemeinschaft und eine solide Grundlage für soziales Lernen im Online-Bereich zu schaffen. Teams auf diese Weise zu nutzen, erweitert die Fähigkeiten der Mitarbeiter, neue Kompetenzen zu erlernen, sich an Teamprojekten zu beteiligen und Erfolgsgeschichten auszutauschen und macht die Plattform zu einem Beschleuniger für intensive Verbindungen und die Weiterentwicklung der Mitarbeiter. Lassen Sie uns erforschen, wie Sie Ihre Nutzung von Microsoft Teams von den üblichen Online-Meetings und Chats zu einer kollaborativen Lernumgebung für Ihr Unternehmen erweitern können.

Aufbau von Teams, Kanälen und Communities

Eines der ersten Dinge, die Benutzer tun möchten, ist natürlich, ein Team innerhalb der Microsoft Teams-Plattform zu erstellen. Das funktioniert, indem Sie den Team-Reiter „Beitreten“ oder „Erstellen“ auswählen und dann auf „Neues Team erstellen“ klicken. Nachdem Sie ein neues Team erstellt haben, können Sie Personen zum Beitritt einladen, indem Sie entweder Benutzer einzeln oder ganze Kontaktgruppen aus einer Verteilerliste hinzufügen. Die Plattform ermöglicht es Ihnen sogar, Personen von außerhalb Ihrer Organisation zu einem Team einzuladen, ohne dass sie einen Microsoft Teams-Benutzernamen oder ein Abonnement benötigen.

Wenn ein Team erstellt wird, haben Sie die Wahl, einen Teambesitzer als Manager des angegebenen Teams zuzuweisen. Dies funktioniert, indem Sie zum Reiter „Mitglieder“ gehen, die Personen finden, die Sie als Besitzer festlegen möchten und ihre Rolle im Menü in „Besitzer“ ändern. Auf diese Weise können Sie beginnen, Ihre Mitarbeiter anzuspornen, indem Sie ihnen die Verantwortung für ihre eigenen Teams oder Abteilungen innerhalb der Plattform übertragen. So können Marketingleiter als Besitzer des Social Media-Teams benannt werden, damit sie externe Berater und Berater zur Zusammenarbeit bei anstehenden Projekten einladen können. Den Mitarbeitern wird mehr Verantwortung übertragen und Microsoft Teams werden selbstverwaltet.

Ein weiteres hilfreiches Element, das jedem Team hinzugefügt werden kann, ist ein Kanal. Kanäle sind bestimmte Sammlungen von Tools oder Ressourcen, die in einem Team vorhanden sein können. Zum Beispiel hat die Gruppe „Social Media“ vielleicht einen eigenen Lernkanal innerhalb des Teams. Hier könnten L&D oder Teambesitzer Informationen zu Best Practices für soziale Medien oder Links zu externen Untersuchungen zur Steigerung der sozialen Präsenz hinzufügen. Kanäle können so bearbeitet werden, dass sie nur ausgewählte Personen aus dem Team enthalten, oder alle Mitglieder können automatisch hinzugefügt werden. Sie haben auch die Möglichkeit, Reiter an bestimmte Kanäle wie OneNote, Webseiten-Links oder OneDrive-Dokumente anzuheften, damit die Mitglieder die Informationen im vorgesehenen Kanal leicht finden können. Und da die Mitglieder die Möglichkeit haben, sich benachrichtigen zu lassen, wenn neue Informationen hinzugefügt werden, geht kein Inhalt in der täglichen Hektik verloren oder wird verpasst.

Treffen Sie sich jederzeit und überall

Die Möglichkeit, Meetings innerhalb der Teams-Plattform zu erstellen und zu veranstalten, ist eine der am häufigsten genutzten Funktionen. Viele Aspekte von Microsoft Teams-Besprechungen sind jedoch noch unbekannt oder werden von Benutzern nicht vollständig genutzt. Zu den grundlegenden Besprechungen in Microsoft Teams gehören Audio-, Video- und Screen-Sharing für bis zu 300 einzelne Teilnehmer. Und wie bereits erwähnt, müssen Besprechungsteilnehmer nicht Mitglieder der Organisation sein, um mitzumachen. Aber damit hört es nicht auf.

Besprechungen in Microsoft Teams können direkt innerhalb eines bestimmten Teams oder Kanals geplant werden, sodass alle Mitglieder des Teams über die bevorstehende Besprechung benachrichtigt werden. Verwenden Sie einfach den Kalender, um Ihr Team einzuladen und die Besprechung wird automatisch veröffentlicht, sodass Mitglieder bequem beitreten und teilnehmen können. Angenommen, ein Teammitglied kann nicht an der Onlinebesprechung teilnehmen: Das ist kein Problem. Besprechungen können aufgezeichnet und im Team oder Kanal gespeichert werden, um sie später anzusehen. Diese Besprechungen können sogar protokolliert werden, sodass die Notizen als Datei in Teams hinzugefügt werden können und für Teilnehmer zu einem späteren Zeitpunkt verfügbar sind. Aber was ist mit gewaltigen Firmenbesprechungen und Schulungen, an denen Teilnehmer aus mehreren Abteilungen teilnehmen?

Mit den Breakout-Rooms von Microsoft Teams können Sie private Kanäle hinzufügen, in denen sich die einzelnen Abteilungen verbinden und nach den Meetings weiterarbeiten können. Vielleicht richtet die Personalabteilung einen privaten Kanal für neue Mitarbeiter ein, in dem sie sich den anderen neuen Mitarbeitern vorstellen und alle Fragen zu ihrem Onboarding-Training stellen können. Oder die Finanzabteilung richtet einen privaten Pausenraum ein, in dem ihr Team weiter diskutieren kann, wie sich die neuen Initiativen, die in der unternehmensweiten Besprechung vorgestellt wurden, auf das Tagesgeschäft ihrer Finanzanalysten auswirken werden.

Die innovativen Besprechungsfunktionen von Microsoft Teams ermöglichen es Onlinelehrern auch, virtuelle Klassenzimmer zu erstellen, in die sie Online-Schulungen für Mitarbeiter sicher und einfach verschieben können. L&D und andere virtuelle Trainer können Inhalte vor, während und nach bestimmten Schulungen freigeben und alle Mitglieder werden benachrichtigt, wenn die Informationen zur Verfügung gestellt werden. Und mit der Microsoft Teams-Plattform haben die Teilnehmer spezielle Chats, in denen sie Trainingsnotizen austauschen, Fragen zum virtuellen Meeting stellen oder sogar auf externe Quellen verlinken können, die das Lernen für das gesamte Team fördern.

Freigabe von Inhalten über SharePoint-Seiten

SharePoint von Microsoft funktioniert perfekt mit Microsoft Teams, sodass Benutzer ganz einfach vollständige Webseiten erstellen können, die in den Teams-Kanälen freigegeben werden können. Wenn Sie wiederholt in Ihrem Team auf eine Vielzahl von Webseiten verlinken, könnten Sie eine statische SharePoint-Seite mit einer Sammlung von Links oder Trainingshinweisen erstellen. Diese SharePoint-Seite dient als „Startseite“, auf der die Benutzer einfach die gewünschten Informationen suchen und auswählen können.

Zum Beispiel möchte L&D eine statische SharePoint-Seite mit allen anstehenden Meetings und Schulungsveranstaltungen für das Unternehmen erstellen: Erstellen Sie einfach die SharePoint-Seite und fügen Sie im dedizierten Team oder Kanal einen Reiter hinzu, indem Sie auf das Symbol + klicken, und wählen Sie SharePoint aus, um den Link zu Ihrer Informationsseite hinzuzufügen. So ist diese Seite jetzt für alle Teammitglieder verfügbar und reduziert auf einfache Weise das Suchen und Aktualisieren von Informationen. Dies ist eine perfekte Möglichkeit für L&D oder andere Abteilungsleiter, wichtige Inhalte zu verteilen, die innerhalb der Microsoft Teams-Plattform einfach freigegeben und zugänglich sind.

Im Arbeitsfluss lernen

Bersin hat das Konzept „Im Arbeitsfluss lernen“ entwickelt und damit die Bedeutung des Einbinden von Kompetenzerweiterung und Mitarbeiterlernen in den täglichen Arbeitsablauf. Da Microsoft Teams sich nahtlos in eine Vielzahl von Anwendungen integriert, dient es als überlegene Plattform, um eine robuste Lern- und Arbeitsumgebung online zu schaffen.

Eine Art von Anwendung, die Fähigkeit von Microsoft Teams „Im Arbeitsfluss lernen“ wirklich steigert, ist eine Lernplattform oder ein Learning Management System (LMS). Eine Lernplattform verfügt in der Regel über eine eigene Umgebung, in der Schulungen, Lerninhalte für Mitarbeiter und Unterstützung für die Unternehmensentwicklung hinterlegt sind. Wenn sie jedoch in Microsoft Teams integriert ist – wie die dedizierte LMS365-Plattform – kann eine Lernplattform den Zugang der Mitarbeiter zu diesen Lernmöglichkeiten und qualitativ hochwertigen Schulungen erheblich verbessern.

Mit LMS365 können Teams-Benutzer einfach jedem Team oder Kanal einen Reiter hinzufügen und einen bestimmten Schulungskurs über die LMS365-App auswählen, um den Kurs direkt im Feed des Teams einzutragen. Über Microsoft Teams kann L&D verfügbare Kurse über dedizierte Kanäle freigeben, den Schulungsfortschritt verwalten durch Kontaktaufnahme mit Mitarbeitern, die möglicherweise zusätzliche Anleitung benötigen und die Mitgliedern darin stärkt, die Verantwortung für ihr Lernen zu übernehmen. Mit Microsoft Teams und einem integrierten LMS fließen das Arbeiten und Lernen online nahtlos zusammen.

Genießen Sie die Produktivität und Möglichkeiten von Microsoft Teams

Zeit und Energie in die Übernahme eines neuen Tools zu investieren ist ein Schritt, aber das Tool optimal zu nutzen ist ein weiterer, entscheidender Schritt. Um sicherzustellen, dass Ihre Bemühungen zur Übernahme von Microsoft Teams—und finanziellen Investitionen—nicht umsonst waren, ist es wichtig, dass Sie sofort mit der Nutzung der umfangreichen Plattform beginnen und Ihr Team darin schulen, wie es sich diese zu eigen machen kann.

Mit einem verbesserten Verständnis der Microsoft Teams-Plattform und -Funktionen werden Anwender durch eine kollaborative Lernerfahrung in einer vertrauten Umgebung gestärkt, die an ihren individuellen Lern- und Arbeitsstil angepasst werden kann. Und in Kombination mit einer agilen Lernplattform wie LMS365, können L&D-Abteilungen ihr Trainingspotenzial im Online-Bereich vertrauensvoller ausschöpfen. Wie LMS365 in Microsoft Teams integriert und implementiert wird, erfahren Sie hier im vollständigen Video zur Übernahme.